Что такое опись документов

Содержание

Для чего нужна опись документов? :

что такое опись документов

Работа любой организации, как правило, связана с большим количеством документов. Это входящая корреспонденция и отправленные на нее ответы, различные приказы и заявления работников, технические инструкции и бухгалтерские отчеты. Все они требуют своевременного учета и оптимизации. Одним из вариантов решения этого вопроса служит опись документов.

В соответствии с законом

Специалист, который на предприятии занимается делопроизводством, лучше всего знает, что такое опись документов. За год через него проходит огромное количество бумаг.

Все они важны, а каждая в отдельности играет особую роль в решении того или иного вопроса.

Просто выбросить такой багаж нельзя, так как каждая из этих бумаг имеет определенный срок хранения, в течение которого она имеет силу и вполне может еще пригодиться. Такие документы обычно сдаются в архив, где и находятся все положенное время.

В любой момент их можно оттуда взять и использовать по назначению.

В Федеральном законе «Об архивном деле» от октября 2004 года составлен перечень всех возможных видов документов, и на каждый из них установлен конкретный срок, в течение которого они должны находиться у владельца.

Но как учесть огромное количество бумаг, поступающих на хранение? Для этого существует опись документов. Она составляется работником, ответственным за архивацию, и является обязательным дополнением каждой папки или дела, поступающего на длительное хранение.

Отправка важных бумаг

Секретарь на предприятии тоже часто составляет опись документов. Здесь не имеется в виду регистрация входящей или исходящей корреспонденции. Для этого у каждого секретаря есть специальный журнал.

Там фиксируется соответствующим образом момент получения или отправки письма с указанием даты, адресата и ответственного исполнителя. Опись в некоторых случаях может находиться внутри такой корреспонденции.

Например, организация направляет по адресу пакет документов. Их нельзя просто вложить в конверт и бросить в ящик, приклеив марку. Где гарантия того, что бумаги дойдут в полном объеме? Конечно, если это рекламные буклеты или простые информационные листки, то беспокоиться не стоит.

В любой момент их можно будет послать повторно. Но иногда приходится отправлять серьезные документы по официальному запросу.

В этом случае, помимо основных бумаг, в пакет необходимо вложить сопроводительное письмо и опись, которая будет представлять собой перечень документации, направленной по данному адресу.

Передача документов

Работники, которые занимаются заключением договоров, очень хорошо знают, что такое опись документов. Образец ее легко можно составить самому.

Главное, чтобы в этой бумаге содержалась вся необходимая информация:

  • В левом верхнем углу пишется название отправителя, или ставится штамп предприятия.
  • Справа указываются данные адресата (наименование компании и Ф.И.О. ее руководителя).
  • Ниже по центру пишется название. К примеру, это будет «Опись передаваемых документов к договору», номер и дату которого тоже надо обязательно указывать.
  • Далее произвольным образом составляется таблица, в которой должно быть не менее 4 столбцов (номер по порядку, наименование документа, его номер и дата, количество экземпляров, количество листов).
  • После этого делается итоговая запись о том, сколько документов передано по данной описи. Необходимо также подсчитать общее количество листов вложения.
  • В самом низу страницы делается пометка о том, кто передал и принял эти бумаги с указанием даты, фамилии и должности.

Это самая обычная опись документов, образец которой хорошо знаком любому делопроизводителю как почтовая форма номер 107. Готовые бланки можно заранее взять в любом отделении связи, чтобы не спеша заполнить и проверить их еще на рабочем месте.

Тонкости архивации

Любому работнику архива знакома опись документов дела. Ее составляют при передаче бумаг на хранение. Этот документ является не просто содержанием конкретной папки. Он дает возможность в любое время найти среди огромного количества бумаг нужную информацию.

Приказы, отчеты и другие вложения систематизируются и сводятся в таблицу, которая должна содержать шесть обязательных столбцов:

  • Порядковый номер.
  • Индекс конкретного документа в соответствии с номенклатурой.
  • Его дата (та, которая указана при регистрации).
  • Заголовок (приказ, письмо, договор).
  • Номера листов.
  • Примечание.

Таблица может получиться довольно большой. Но в любом случае в самом конце должна быть сделана итоговая запись о том, сколько документов в ней перечислено, а также подсчитано общее количество страниц. Теперь, заглядывая в такую папку, можно без труда по искомым параметрам найти нужную бумагу, не прилагая к этому особых усилий.

Особенности составления описи

Внутренняя опись документов требует от ее составителя специальных знаний и особого внимания. Иногда ошибки оформления заканчиваются тем, что бумага попросту теряется в огромном потоке информации. Находясь не на своем месте, она вылетает из поля зрения.

https://www.youtube.com/watch?v=FR8qMPIHTrY

К примеру, для плановой проверки налоговой инспекции понадобился отчет прошлогодней давности, а он по халатности был подшит вместе с другими документами. Сложилась ситуация, в которой сотрудник предприятия не может подтвердить ту или иную информацию, предоставленную ранее.

Такое недоразумение может закончиться штрафом для данной организации и наказанием для сотрудников, отвечающих за предоставление информации и хранение документов. Величина убытка зависит от важности искомых данных. Чтобы такого не происходило, учет документов должен вестись соответствующим образом. Процесс этот, конечно, очень сложный и трудоемкий.

Кроме того, нужно учесть многоэтапность и последовательность проводимой процедуры.

Личные дела сотрудников

Кадровая служба любого предприятия или организации тоже является участком, через который проходит много самых разных документов. Большинство из них аккумулируются в личные дела сотрудников.

Они хранятся на месте вплоть до увольнения и только после этого сдаются в архив. При этом кадровик должен составить опись документов личного дела. Стоит заметить, что в законодательстве России нет каких-то определенных норм относительно ее составления. Все правила взяты еще с советских времен. В соответствии с ними подобная опись должна представлять собой типовую таблицу из семи столбцов:

  • Номер по порядку.
  • Индекс конкретного документа.
  • Дата.
  • Заголовок и краткое содержание документа.
  • Номера листов.
  • Дата, когда документ был включен в личное дело.
  • Примечание для особых заметок.

В самом конце подсчитывается общее количество внесенных в список документов. Все это делается за подписью кадровика с указанием даты передачи дела.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-dlya-chego-nuzhna-opis-dokumentov.html

Опись документов бланк образец

Документооборот является неотъемлемой частью деятельности организаций, предприятий и учреждений.

Большое количество бумаг требует какого-либо их упорядочения и специальных правил хранения.

Опись документов представляет собой специальный реестр, в котором отражается количество и наименование необходимой документации.

Опись – как инструмент контроля

Людям, по роду своей деятельности, занимающимся работой с документацией в бумажном виде, составление описи документов не будет составлять труда. Работники бухгалтерии, кадровых служб, правоохранительных и других государственных органов, занимающиеся сбором и обработкой большого количества документации, сталкиваются с необходимостью составления описи.

В некоторых случаях, например правильное оформление архивных данных, уголовных дел, кадровых документов, опись необходима. Заинтересованное лицо, путём сравнения содержания описи и фактического наличия требуемых бумаг, может проконтролировать сохранность и надлежащее оформление документации.

Опись документов бланк образец которой можно скачать на этом сайте, не требует специальных бланков и особой процедуры оформления.

Важно, чтобы в ней были указаны основные данные, касающиеся описываемых бумаг. Указывается название документов, полное количество листов и вложений, какие-либо необходимые и важные сведения о документах.

Составляем опись

Прежде всего, опись представляет собой таблицу на бланке организации, или, если таких бланков нет, на простом листе.

В таблице указывается:

  • порядковые номера документов,
  • обязательно название той или иной бумаги,
  • если сам документ содержит несколько листов или к нему есть приложения, полное   количество таких листов,
  • как было сказано выше, в такой таблице можно отдельным столбцом обозначить необходимую или важную информацию о том, или ином документе в описи, если такой необходимости нет, то просто указывается наименование и количество листов.

Помимо всего перечисленного, указывается название организации, принадлежность составленной описи (опись документов находящихся в архиве, опись документов находящихся в уголовном деле №…., опись документов для оформления инвалидности). Заверяется такое описание либо составившим лицом, либо руководителем, либо специально уполномоченным на это сотрудником.

Необходимостью является и обозначение даты составления описи. Если документация куда-либо передаётся, опись составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся вместе с пакетом документов, второй остаётся у составителя.

Ниже расположен типовой бланк и образец описи документов вариант которого можно скачать бесплатно.

Источник: https://uristhome.ru/document/80/opis-dokumentov-blank-obrazets

Как составить опись документов — Отличный секретарь

Опись – это основной учетный документ в архиве компании. По описям сдают дела структурные подразделения, описи составляет экспертная комиссия, опись дел постоянного хранения может вестись в архиве годами. В этой статье разберемся в видах описей и проговорим особенности их заполнения. Здесь же можно посмотреть образцы описей документов и скачать формы.

В сентябре 2015 года были утверждены новые Правила работы архивов. Многие формы учетных документов архива обновились, и описи не исключение. Появились также новые виды описей. Эта статья написана в соответствии с новыми правилами (назовем их «Правила-2015»). 

Школа Отличного секретаря:

видеоурок Экспертиза ценности документов

Что такое опись документов и для чего она нужна?

Как уже говорилось, описи – это один из самых главных документов архива, в который вносятся сведения о принятых на хранение документах. Это учетный документ.

Обычно опись документов составляет экспертная комиссия (ЭК) организации после проведения ежегодной экспертизы ценности, но бывает и так, что какой-никакой архив в компании есть, а экспертной комиссии нет, и хранением документов в полном одиночестве занимается один секретарь. Тогда составлять описи придется ему самому.

Какие бывают описи?

Правила-2015 предписывают составлять:

  • опись дел постоянного хранения;
  • опись дел по личному составу;
  • опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  • опись электронных дел, документов постоянного хранения;
  • опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

«Новинки» здесь – две последние описи электронных дел и документов. В Основных правилах работы архивов организаций их не было. Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 – 18. Скачать их можно ниже.

Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см. закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»), и неважно, есть в них архив или нет. Описи дел по личному составу – неотъемлемая часть процесса хранения документов. Они обязательны. О том же говорят и Правила работы архивов (п. 4.12.).

Существует еще один вид описей – так называемая сдаточная опись. Второй вариант ее названия –  опись дел структурного подразделения. Ее составляет не архив, а отдел, сдающий документы. Эта опись одновременно играет роль акта приема-передачи. Ее мы рассматривать не будем, так как это не учетный документ архива.

Общие правила составления описей

Если выражаться простыми словами, то архивная опись документов состоит из множества маленьких описей, каждая из которых оформляется отдельно и в установленном порядке, включая утверждение руководством, а затем помещается в общую папку описи.

При этом «маленькие» описи не сшиваются до тех пор, пока та единая опись, которую они все вместе составляют, не будет завершена. Максимальное число зарегистрированных в «большой» описи единиц хранения – 9999. Валовая нумерация единиц хранения ведется с первой «маленькой» описи и до победного конца.

Только когда количество единиц хранения приблизится к десяти тысячам, большая опись закрывается, сшивается и помещается на хранение.

Очевидно, что очень многим организациям по одной описи каждого вида хватит на всю жизнь.

Как внести дело в опись

В опись вносятся единицы хранения, то есть если одно дело передается в 30 томах, то все 30 томов записываются в опись по отдельности, каждый под своим порядковым номером. При этом вовсе не обязательно в каждой строчке писать заголовок дела. Достаточно сделать это один раз, а в последующих строчках писать:

 «То же», т.3 из 30.

Затем наименование дела пишется в первой строке описи на каждой новой странице:

120 | Акты обследования объектов, т. 17 из 30

121 | То же, т. 18 из 30

Последний том отмечается:

То же, т. 30 (последний)

Если тома разделены по алфавиту или по первым буквам наименований (фамилий), то это оформляется так:

140 | Договоры об оказании услуг с физическими лицами, «Аба – Влу»

141 | То же, «Влы – Даб»

Готовимся составлять описи

В норме дела на хранение принимаются не как придется, а по графику. И архивариус (секретарь, делопроизводитель) обычно знает, какие дела принесут в архив и когда это произойдет. Поступившие дела нужно рассортировать:

  • разделить их по срокам хранения (постоянно, свыше 10 лет);
  • разделить по видам носителей (на бумаге или электронные на дисках);
  • отдельно выделить дела по личному составу.

Так мы поймем, какие именно описи нам придется составить.

Годовой раздел описи дел

Дела принято помещать в описи по годам: одна опись – один год. Например, опись дел постоянного хранения за 2010 год, опись дел постоянного хранения за 2011 год и т.п. Это и называется годовым разделом описи дел. В «большой» описи царит порядок: во-первых, идет валовая нумерация единиц хранения с номера 1, во-вторых, все единицы хранения выстроены по годам.

Оформление описей

По формам описей понятно, какие реквизиты нужно в них заполнить. Присваивать регистрационный номер каждому годовому разделу описи не нужно! Все эти «маленькие» описи – части одной «большой» описи, которая была однажды заведена, зарегистрирована под номером 1 и продолжается до своего закрытия. Только когда первая опись будет закрыта, появится опись №2.

Готовая опись подписывается работником архива и должностным лицом, которому подчиняется архив.

Если архива нет, то подписать опись могут составитель – например, секретарь, и его непосредственный руководитель – например, начальник отдела делопроизводства или помощник генерального директора.

Если единственный начальник секретаря генеральный директор, то вторую подпись из описи нужно убрать: генеральному и так предстоит утверждать этот документ.

Затем составляется справочный аппарат: предисловие к описи дел, титульный лист, возможно, оглавление, указатели и т.п.

Готовые описи выносятся на заседание экспертной комиссии для согласования. Если ЭК в компании нет, то реквизит, само собой, тоже убирается.

После этого в обязательном порядке каждую опись утверждает генеральный директор.

Обратите внимание: описи электронных дел и документов обязательно снабжаются еще и приложением, в котором предстоит описать содержимое каждой единицы хранения. Одной единицей хранения является 1 носитель информации (как правило, диск). Хранение электронных документов подробно рассматривается в статье по ссылке.

Описи документов. Формы и образцы заполнения

Опись дел постоянного хранения

Скачать форму, docx, 15 kB

Скачать образец, pdf, 82 kB

Опись дел по личному составу

Скачать форму, docx, 15 kB

Скачать образец, pdf, 85 kB

Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения

Скачать форму, docx, 15 kB

Скачать образец, pdf, 77 kB

Опись электронных дел, документов постоянного хранения + приложение

Скачать форму, docx, 16 kB

Скачать образец, pdf, 88 kB

Опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения + приложение

Скачать форму, docx, 16 kB

Скачать образец, pdf, 79 kB

Image by ddpavumba // www.freedigitalphotos.net

Метки: архив, документы по личному составу, описи, хранение

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=4829

Опись документов

Для чего нужна  опись документов. Деятельность любого предприятия неизменно сопряжена с ведением разного рода документации – договоров, контрактов, внутренних приказов и распоряжений, кадровых и бухгалтерских документов. С течением времени объем документации становится колоссальным и требует оптимизации.

Что говорит закон

Согласно законодательству документы постоянного и длительного хранения передаются в архив по истечению одного года после прекращения их использования в делопроизводстве.

Также подлежат описи дела по личному составу. Ошибочно полагать, что передача документов на хранение – простое дело, не требующее особых умений и навыков.

Существует утвержденный порядок процедуры, придерживаться которого следует неукоснительно.

Учёт и опись документов

Прежде всего, потому, что для документации любого предприятия необходимы строгий учет и грамотная опись документов, что позволит в любой момент извлечь нужную информацию из общего массива документов и составить опись.

Точность проверки описи документов

Кроме того, архивные дела нередко подвергаются проверкам различных контролирующих органов, и несоответствие их оформления установленным правилам могут повлечь штрафные санкции.

Поэтому от специалиста, ответственного за организацию и ведение архива, требуются специальные знания, практический опыт, умение анализировать и структурировать, а также такие качества как скрупулезность, точность, внимательность. 

Трудоёмкость  составление описи документов

При этом тщательное соблюдение всех формальностей при передаче дел в архив – это не единственная проблема, ставящая в тупик многих предпринимателей. Сложность состоит в предельной трудоемкости и многоэтапности данной процедуры. Ведь буквально каждая бумага предварительно должна пройти полный цикл архивных работ.

Систематизация и опись документов

А именно необходимо определить срок незадействованности каждого документа, систематизировать все документы по содержанию (как правило, документы систематизируют в хронологическом и номинальном порядке, значительно реже по алфавитному, тематическому или предметному принципу), переплести и сшить дело, пронумеровав листы, составить лист-заверитель и опись на дело.

Следующий этап – составление описи документов

Опись документов представляет собой справочник, отражающий состав и содержание документации дела и предназначенный для ее систематизации и учета.

Поэтому составление описи дел – чрезвычайно ответственный момент, где ошибки и неточности абсолютно недопустимы. Опись документов при передаче на хранение также содержит информацию об их фактическом наличии и количестве.

Здесь необходимо проверить, в точности ли соответствуют данные о количестве дел в описи данным о количестве дел в номенклатуре организации.

Особенности описи документов постоянного хранения

При этом опись документов постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и опись документов по личному составу составляются отдельно. Каждую опись необходимо составлять по установленному образцу в трех экземплярах.

После заполнения опись заверяется подписью ее составителя и подклеивается к внутренней стороне обложки дела. При дальнейшем изменении состава дела соответствующие записи вносятся в опись в графу «Примечание».

 Особой квалификации требует составление описи документов постоянного хранения и дел по личному составу.

Грамотность составление описи

Так, например, опись документов постоянного хранения предполагает решение достаточно обширного круга вопросов. Это и разработка справочного аппарата для описи, и составление предисловий и справок, и написание развернутых комментариев к каждому документу.

Как сделать опись документов правильно

Выполнить подобную задачу с надлежащим качеством может лишь грамотный и высококвалифицированный специалист.

 Поэтому чем обучать штатных работников, сталкиваясь с неизбежными трудностями, целесообразнее обратиться в «Архив Гарант», которая не только составит опись документов, но и окажет содействие в передаче дел в архив. Оперативность и безупречный результат – вот визитная карточка нашей работы. 

Источник: http://archives-garant.ru/opis_documentov/

Опись документов что такое

Как оформить опись документов

Оформление выполняйте на фирменном бланке организации (если таковой имеется). Это не является обязательным, но желательным требованием к подобным документам. В любом случае наименование организации должно быть указано.

Пропишите заголовок, который должен содержать информацию, определяющую принадлежность документов. внесенных в опись. Например, «Описьдокументов.

находящихся в уголовном деле», «. имеющихся в аттестационном деле», « на визу в Данию» и т.д.

Если в организации составление ведется регулярно, пропишите порядковый номер описи.

Создайте таблицу, состоящую из следующих разделов: «№ п/п», «Наименование документа», «Количество листов в документе». Заполните все перечисленные поля. При необходимости добавьте уточняющие столбцы в таблицу.

Например, «Страницы с ___ по ___», «Номера страниц», «Ценность», «Примечание» и т.д.

Завершите составление описи подписями руководителей организации, так или иначе ответственных за оформление данной описи (инспектор отдела кадров, заведующий производством и т.д.). Пропишите полностью наименование должности руководителя и расшифровку его фамилии, имени и отчества. Если необходимо, включите в Ф.И.О.

и подпись лица, сдавшего и принявшего.

Что такое опись документов и когда ее необходимо составить на предприятии?

При передаче важных документов следует приложить сопроводительное письмо и.

В данном случае это будет список направляемых с информацией об отправителе, получателе, ответственном лице, количестве листов.

в левом углу располагается название отправителя, это может быть штамп организации справа указывается наименование компании, Фамилия, имя и отчество руководителя далее по центру указывается название документа, его порядковый номер и дата составляется таблица со следующими обязательными столбцами: порядковый номер, наименование, дата, количество экземпляров и листов далее следует запись о количестве и полное количество листов внизу страницы ставится информация об отправителе и получателе этих документов, указывается дата, Ф.И.О.

Как составить опись документов

Независимо от формата списка документов, существуют единые правила структурирования работы.

Для создания описи используется фирменный бланк организации. Если на предприятии не имеется фирменного бланка, то используется обычный лист формата А4. Таблица списка содержит поля: Порядковые номера документов.

Индексы Даты. Заголовки. Номера листков дела.

Опись документов — составляем образец

Опись дел является не только важнейшим элементом качественного делопроизводства в любой организации, но и, в некоторых случаях, обязательным.

Например, трудовая инспекция при проверке может потребовать определенные кадровые документы, которые по закону должны находиться у работодателя.

Так, в течение 75 лет должно храниться в архиве предприятия или в Государственном архиве согласие на обработку персональных данных.

Как правильно составить опись документов

И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы). Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России».

Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись. Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно.

Для чего нужна опись документов?

Но иногда приходится отправлять серьезные документы по официальному запросу. В этом случае, помимо основных бумаг, в пакет необходимо вложить сопроводительное письмо и опись, которая будет представлять собой перечень документации, направленной по данному адресу. В левом верхнем углу пишется название отправителя, или ставится штамп предприятия.

Справа указываются данные адресата (наименование компании и Ф.И.О.

ее руководителя)

Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков. Для первого дела необходимо, чтобы заголовок был написан полностью, затем же повторяющуюся часть заменяют на фразу «То же».

Следует обратить внимание, что когда начинается новый лист описи, то заголовок уже указывается полностью. Опись документов дела обычно оформляется до переплета либо брошюровки папки, поэтому она вкладывается внутрь дела в качестве первого листа.

Как делается опись документов?

Составление выполняется в соответствии с установленными правилами и формой.

Источник: http://vash-yurist102.ru/opis-dokumentov-chto-takoe-78892/

Опись документов что такое

Как составить опись документов

«Новинки» здесь – две последние описи электронных дел и документов. В Основных правилах работы архивов организаций их не было.

Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 – 18.

Скачать их можно ниже. Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см. закон от 22 октября 2004 г.

N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»), и неважно, есть в них архив или нет.

Как правильно составить опись документов

В связи с этим большое количество бумаг периодически отправляется в архив.

При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче в архив обязательно составляется.

название организации (если архив — сторонняя организация); номер; дату описи; название документов; период, к которому относятся документы; срок хранения; количество листов; расположение (номер папки, дела или короба); Ф.

Что такое опись документов и когда ее необходимо составить на предприятии?

Большое количество должно храниться на протяжении всей жизнедеятельности предприятия. Определенным видам срок хранения установлен законодательно.

Для остальных сроки хранения определяют самостоятельно:

  1. личные дела работников (документы по кадрам) – 75 лет
  2. уставные – до ликвидации юридического лица
  3. бухгалтерские документы (большая часть) – 5 лет
  4. отчеты, документы о финансовых операциях и активах – постоянно

При передаче важных следует приложить сопроводительное письмо и опись.

Что такое внутренняя опись документов дела?

Внутренняя опись документов дела составляется для учета постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.

д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения, замена их копиями и т.

д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты.

При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Кроме того, архивные дела нередко подвергаются проверкам различных контролирующих органов, и несоответствие их оформления установленным правилам могут повлечь штрафные санкции.

Поэтому от специалиста, ответственного за организацию и ведение архива, требуются специальные знания, практический опыт, умение анализировать и структурировать, а также такие качества как скрупулезность, точность, внимательность.

Как делается опись документов?

Составление описи выполняется в соответствии с установленными правилами и формой.

Последняя обязательно включает в себя титульный лист, оглавление, статьи с описанием документов в виде таблицы и лист-заверитель.

Перед составлением описи дел их обязательно систематизируют в определенном порядке. Как правило, дела сначала раскладывают по годам, а затем внутри каждого года – по структурным подразделениям.

Далее в каждой такой группе документы располагают в порядке их значимости.

Например, сначала могут идти приказы, затем планы и сметы, отчеты, доклады и т.д.

При систематизации бумаг также необходимо учитывать, что на дела постоянного хранения, со сроком свыше 10 лет, и по личному составу описи составляются отдельно. Бумаги с истекшим сроком и не представляющие ценности в архивный справочник не включаются. Для них проводится отдельная процедура – списание .

По возможности опись лучше выполнять на фирменном бланке организации.

Однако это требование не является обязательным. Внесение дел в опись осуществляется в том порядке, в котором они были системазированы. При этом каждое из них получает индивидуальный номер.

В случае если дело состоит из нескольких томов, то и они вносятся в документ отдельными пунктами.

Все эти данные соответственно переписываются с обложки дела. В графу «Примечания» могут быть внесены какие-либо особые отметки, например, о физическом состоянии документов и т.д.

Однако в делопроизводстве эта графа заполняется редко.

После того, как все дела были внесены в опись, приступают к окончательному оформлению.

Источник: http://myeconomist.ru/opis-dokumentov-chto-takoe-19287/

Опись вложения в ценное письмо. Образец и бланк 2018 года

Предпринимательская деятельность предполагает сдачу отчётности в налоговые органы. Чтобы избежать очередей, но вовремя сдать декларацию или другой документ, можно воспользоваться услугами почты России. Для этого нужно отправить налоговые документы письмом с описью вложения. Расскажем об описи подробнее.

Бланк описи вложения документов в ценное письмо

В данном блоке прикреплен бланк описи вложения с возможностью индивидуального заполнения прямо из файла. Также опись вложения можно подготовить и вручную, для этого пустой бланк выведите на печать и заполните обычной шариковой ручкой. Образец такого заполнения показан на рисунке ниже.

ФАЙЛЫ
Скачать бланк описи вложения документов .pdf

Что такое опись?

Опись – это список вложенного в конверт содержимого. Заполняется опись на специальном бланке формы 107, который утверждён Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012 г. N 114-п «Об утверждении порядка» с приложением «Порядок приёма и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений».
Вообще опись вкладывается в

  • бандероли,
  • посылки,
  • ценные письма.

Нас интересует последний пункт.

Чем нам выгодно такое почтовое отправление?

Сотрудник операционного зала филиала почты России при принятии письма поставит на бланке описи штамп с текущей датой.

Важно! Дата принятия ценного письма с описью будет равна дате сдачи отчётности.

Таким образом, даже если вы не успеваете по каким-либо причинам сдать отчёт вовремя и остался последний день, вы можете отправить документы письмом с описью вложения, избежав тем самым пенни и штрафов за не вовремя сданную налоговую отчётность.

Как правильно заполнять бланк формы 107?

Внимание! Бланк описи заполняется в двух экземплярах! Один бланк отправится в конверте вместе с письмом, а второй, со штампом даты, выдадут на руки отправителю.

В форме 107 заполняются строки:

  1. таблица вложенных документов:
    • порядковый номер,
    • наименование,
    • количество штук,
    • объявленная ценность (в рублях);
  2. общий итог (в штуках) предметов и сумма объявленной ценности;
  3. отправитель (ФИО или название юрлица);
  4. подпись отправителя.

Итак, образец заполнения описи вложения будет выглядеть следующим образом:

В случае если остались незаполненные ячейки, допускается поставить прочерк. А если наоборот, места для заполнения не хватило, то допускается продолжить на втором листе бланка и сделать пометки, например, «Лист 1 из N», «Лист 2 из N» и т.д. Итог количества и суммы нужно привести общий, на все вложенные в конверт документы. Опять же, такую цепочку бланков нужно заполнить в двух экземплярах.

Важно! Исправления на бланке описи вложения в ценное письмо не допускаются!

Что такое объявленная ценность?

Так как опись нужна как факт сдачи отчётности, а по правилам вкладывается она в ценное письмо, то наше отправление нужно оценить. Оценивается каждая вложенная единица отдельно, а сумму оценки присваивают всему письму. Ценность можно и не присваивать, а поставить прочерк.

На конверте так и нужно написать: «С описью, ценность ХХ рублей».

Если вдруг письмо затеряется, то почта должна вернуть отправителю или получателю сумму объявленной ценности.
За пересылку письма оператор почтового зала возьмёт дополнительно +4% от суммы объявленной ценности.

Как отправить письмо с описью вложения?

К оператору операционного зала почты России нужно обратиться с:

  • незапечатанным конвертом,
  • вложенными в него документами,
  • двумя заполненными бланками описи,
  • суммой денег в кошельке за пересылку.

Оператор сверит внесённые данные в бланк с вложением в конверте, правильность заполнения описи и конверта, поставит на каждом листе описи штамп с датой принятия, распишется на каждом и один экземпляр отдаст отправителю вместе с квитанцией об оплате.

Кстати говоря! Отправлять, например, декларацию в налоговую можно только в одном экземпляре, ваш экземпляр остаётся у вас с приложенным к нему бланком описи с датой отправки письма.

Где взять бланки описи формы 107?

Бланки описи всегда лежат в свободном доступе в каждом отделении почты России. Их можно взять с собой домой и лучше с запасом, на случай вынужденного перезаполнения бланка из-за совершённой ошибки.
Также бланк ф.107 доступен для скачивания на сайте почты России и у нас на странице.

Источник: https://assistentus.ru/forma/f107-opis-vlozheniya-dokumentov/